사무실 이사는 여러 부서와 사람들이 동시에 이동하면서 또한 업무에도 영향을 최소화해야 하므로 일반 이사와 달리 체크할 것들이 많습니다. 사무실 이사는 자주 하는 이벤트가 아닌 만큼 실수 없이 진행할 수 있도록 체크할 것들을 이사 전 과 이사 후로 나누어서 알아보겠습니다.
사무실 이사 전 체크사항
임대차 계약 해지
현재 임대중인 건물주에게 이전 의사를 알리도록 합니다. 사무실 계약은 보통 계약 기간 2개월 전에 서면으로 중도해지가 가능합니다. 이사를 마무리한 후에는 기존처럼 사무공간을 원상복구 하도록 합니다. (파티션 제거 등)
관리사무소
이사일에 맞춰 화물 승강기 사용신청을 하거나 관리비를 정산하는 등 관리사무소를 통해 해야 할 일을 정리합니다.
- 회사 현관, 로비 및 출입문 등의 간판 및 부착물을 제거
- 주차 등록 해지 및 카드키 반납
- 이사일 승강기 사용신청
- 관리비 정산
보증금 반환
사무실 보증금 외에도 주차나 전화카드, 출입카드 등 부수적으로 보증금을 지불하고 사용하던 것들이 있을텐데요. 예를 들어 다음과 같은 사항들을 체크하기 바랍니다.
- DID 내선호출 전화 (이전하지 않을 경우)
- 주차카드 반납 및 이용해지
- 출입카드 반납
출입카드나 주차카드는 직원들이 소지하고 있기 때문에 이사 전에 일괄수거해서 반납하는 것이 효율적이겠지요.
이전처리 신청
기존에 사용하던 전화나 인터넷 통신 등의 이전을 신청합니다. 보통 2달 전부터 신청이 가능한데요.
만약, 회사 주소의 이전을 고객에게 알릴 필요가 있다면 안내문을 발송하는 것도 필요합니다. 일반적으로 많이 사용하는 아래 서비스를 참고해서 사전에 이전 신청하시기 바랍니다.
| 이전항목 | 설명 |
| 정수기 | 이사일 최소 1~2주 전 고객센터에 신청 (이사후 출장설치 의뢰) |
| 자판기 | 종류에 따라 이전 후 수도 라인 등의 설치가 필요할 수 있음 |
| 보안, 출입통제 시스템 | 서비스 업체 사전 이동신청 |
| 복합기 (프린터) | 선 정리 및 몰딩처리 요청 |
| 인터넷 통신망 및 내부랜 | 해당 통신사에 이전 신청 (최소 2주 전) |
| 전화 | 해당 통신사에 유선으로 주소지 변경 |
| 신문 및 잡지 구독 | 배송주소 변경신청 및 구독 중단신청 |
배송스티커 부착
개인별 집기류를 각자 포장하고 이동할 사무실의 각 층과 배치도를 배포합니다. 이를 참고해 개인은 각자의 사무집기에 배송스티커를 부착하도록 합니다. 미리 박스와 규격 스티커를 배포해서 눈에 잘 띄는 곳에 떨어지지 않도록 부착하도록 해주세요.
사무실 이사업체 선택
사무실 이사업체를 선정할 때는 에어캡 등을 이용해 컴퓨터나 모니터 등의 전산 자제의 파손방지를 꼼꼼히 하고 파티션의 분해, 설치 전문인력을 보유한 업체를 선정합니다.
필요한 포장자재 납품이나 대여 서비스를 함께 제공한다면 더 좋을 텐데요. 이사를 마친 후에는 최종적으로 파티션을 설치하고 몰딩을 통해 배선을 깔끔하게 정리해줄 수 있도록 요청하는 것이 좋겠습니다.
사무실 이사업체에 따라 수준이 다르지만, 기본적으로 아래와 같은 서비스를 함께 요청하면 편리합니다.
- 오피스 기밀서류 파쇄 및 폐기 가능업체
- 오피스 크리닝 및 서류, 서적 포장 및 정리 서비스
- 파티션, 테이블, 랙 분해 및 조립가능
사무실 이사비용 견적
사무실 이사비용은 정확한 견적을 받아야 하겠지만 일반 포장이사가 가장 비싸며 거리가 벌수록 짐이 많을 수록 높아질 것입니다. 간혹 사정에 따라 야간이나 주말에 이사해야 할 경우라면 더 비용은 올라겠지요.
만약 비용을 조금이라도 줄이고 싶다면 평일 낮시간 그리고 공용물품이나, 문서 포장 등을 직접 해준다면 투입 인력이 줄어드므로 사전에 비용을 조정해볼 수 있을 것입니다.
몇 군데 업체를 통해 방문견적을 받는 것이 정확하지만 대략적인 이사비용 견적을 받고 자 하시면 아래를 참고 바랍니다.
사무실 이사후 체크사항
주소지 변경
사업 주소지를 옮길 경우 사업자등록증 및 법인 인감증명서의 주소지를 변경해야 합니다. 사업자 등록증 주소지는 10일 이내 해야하며 관할 세무서에 아래 서류를 준비해 처리합니다.
- 임대차 계약서
- 위임장, 신분증
- 법인인감, 법인등기부 등본
- 기존 사업자 등록증
그리고 법인 인감증명서 및 등기부는 14일 이내 변경합니다. 관할 등기소에서 변경하면 되며, 이사회 의사록, 등록비, 법인인감도장을 준비합니다. 자세한 변경방법 및 필요서류는 아래를 참고해주세요.
이 외에도 사업자 주소지 변경 신청이 필요한 경우는 다음과 같습니다.
- 근로복지공단: 고용보험, 산재보험 관련 (2주 이내)
- 국민연금공단: 국민연금 관련 (2주 이내)
- 건강보험공단: 건강보험 (2주 이내)
- 병무청: 산업기능 요원 지정업체 주소변경 (필요시)
차량등록주소 및 기타 변경
만약 법인 명의로 리스나 렌트 차량을 운행중이라면 차량 등록소에서 등록증을 변경해주세요. (15일 이내)
이 외에 회사 사이트의 약도나 주소변경 채용사이트 및 기타 그룹웨어, 관련사에 주소 변경이 필요하다면 함께 진행해야 할 것입니다.
이상으로 사무실 이사 시 체크할 사항에 대해 알아보았습니다. 개인 이사보다 신경써야할 것이 많지만 자주하는 일이 아니다보니 빠트리기 쉽습니다. 사전에 미리 준비하여 이사에 도움이 되시기 바랍니다.
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